Bot zur Zertifikatsabholung in Telegram

Bieten Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, ihre Zertifikate nach Eingabe persönlicher Daten herunterzuladen.

Der Telegram-Bot fragt persönliche Daten wie E-Mail-Adresse oder Name ab und liefert die passenden Dateien aus Ihrem Drive. Falls es mehrere Dateien gibt, werden alle relevant gefundenen Dateien übermittelt.

Die Integration mit Telegram finden Sie unter Integrationen - Telegram-Bot.

Integrationseinstellungen

• Telegram-Bot aktivieren.

  Dieser Schalter aktiviert oder deaktiviert die Nutzung des Bots. Falls der Bot deaktiviert ist und jemand eine Nachricht sendet, erscheint als Antwort: „Bot ist nicht aktiv“.

• Token

  Ein Token, das Zugriff auf die Telegram API gewährt. Sie können den Token beim Erstellen eines neuen Bots erhalten. Nach Eingabe und Speicherung des Tokens sollte unter dem Eingabefeld die Meldung „Bot erfolgreich in der Telegram API aktiviert“ erscheinen. Das bedeutet, dass der Token korrekt ist und der Bot erfolgreich aktiviert wurde.

  Bot-Erstellung

  Um einen neuen Bot zu erstellen, müssen Sie diesen zunächst beim „Bot-Vater aller Bots“ - @BotFather - registrieren. Der Prozess besteht aus einigen einfachen Schritten:

  1. Öffnen Sie in Telegram den Chat mit @BotFather;
  2. Geben Sie den Befehl /newbot ein oder wählen Sie ihn aus der Liste aus;
  3. Senden Sie den gewünschten Namen für den Bot, z. B. „Olympiade Neue Zeit“;
  4. Erstellen Sie einen Benutzernamen für den Bot, unter dem er in der Suche gefunden werden kann. Der Benutzername muss mit den Wörtern „bot“ oder „_bot“ enden, z. B. OlympNewTime_bot;
  5. Optional können Sie eine Beschreibung für den Bot hinzufügen. Geben Sie dazu den Befehl /setdescription ein oder wählen Sie ihn aus, wählen Sie den neu erstellten Bot aus und schreiben Sie dann einen kurzen Text, wie z.B.:
     Erhalten Sie Ihre Urkunden und Zertifikate für die Teilnahme an der Olympiade „Neue Zeit“.
     Schreiben Sie einfach Ihren Vor- und Nachnamen.
     Sie erhalten dann Ihre Urkunde oder Ihr Zertifikat als Antwort.
     Falls keine Datei gefunden wird, prüfen Sie die Eingabe oder kontaktieren Sie uns. Falls die Suche nach anderen Daten statt Vor- und Nachnamen erfolgen soll, sollte das ebenfalls beschrieben werden.
  6. Optional können Sie einen Startbefehl einrichten. Geben Sie dazu /setcommands ein, wählen Sie den neuen Bot aus und schreiben Sie z. B. „start – Starten“. Beim Öffnen des Bots wird der Start-Button den initialen Aufruf auslösen.
  7. Optional können Sie ebenfalls ein Profilbild (Logo) für den Bot hochladen. Dafür gibt es den Befehl /setuserpic.
• Nachrichten

  Nachrichten, die der Bot an den Benutzer sendet, sowie Suchparameter für die Daten. Es gibt zwei Varianten: mit einer oder mit zwei Nachrichten.

  Nur eine Nachricht

  Mit einer Nachricht können Dateien gesucht und übermittelt werden. Nachdem die Daten eingegeben wurden, wird nach passenden Dateien gesucht und diese werden bei Übereinstimmung an den Benutzer gesendet.

  Der einfachste Ansatz ist, nach Vor- und Nachnamen zu fragen. Tragen Sie dazu in das Feld „Nachricht“ den Text „Bitte geben Sie Vor- und Nachname ein“ ein und in das Feld „Variable 1“ die entsprechende Variable, z. B. %name. Ein anderer Ansatz ist die Suche nach dem Nachnamen. Dafür den Suchtyp auf „Erstes Wort“ einstellen – und die Suche wird nur nach dem ersten Wort der Variable durchgeführt. Für E-Mail-Adressen verwenden Sie %email.

  Zwei Nachrichten

  Für mehr Sicherheit kann die Abfrage über zwei Nachrichten erfolgen. Der Bot sendet nur Dateien, die mit beiden Suchanfragen übereinstimmen.

  Zum Beispiel können Sie in der Tabelle ein Passwort hinzufügen und der Bot wird dieses zunächst abfragen. Danach fragt er den Namen. Falls Passwort und Name übereinstimmen, werden die Dateien gesendet. Das Passwort können Sie sicher an Ihre Kunden weiterleiten, z. B. über geschlossene Kanäle. Es kann für alle Kunden gleich oder individuell für bestimmte Veranstaltungen sein.

  Um ein Passwort in der Tabelle hinzuzufügen, legen Sie es in „Frage 2“ als Variable %password an. Klicken Sie im Dokument auf eine leere Spalte und wählen Sie diese Variable. Tragen Sie dann das Passwort in diese Spalte ein.

  Über beide Abfragen können personenbezogene Daten für die jeweilige Datei abgerufen werden, die entweder auf die Datei aufgedruckt oder mit der Datei gespeichert werden.

• Suchtyp

  In diesem Dropdown-Menü können Sie einstellen, wie genau in den Variablen gesucht werden soll. Sie können z. B. den Suchtyp auf das „Erste Wort“ beschränken, um etwa bei Nachnamen zu suchen. Das ist hilfreich, wenn die Daten in den Dateien unvollständig sind. Falls Sie Ihren Benutzern beispielsweise vollständige Namen abverlangen, die Dateien jedoch nur Nachnamen enthalten, wird keine Übereinstimmung gefunden. Die Option „Erstes Wort“ erlaubt Ihnen hingegen, nur nach Nachnamen zu suchen. Um Daten nicht mit Personen gleichen Namens zu teilen, können Sie die Suche über zwei Parameter präzisieren.

• Dateizugriff. Einschränkung des Zugriffs auf Dateien, die über den Bot verfügbar gemacht werden. Sie können mehrere Ordner angeben oder alle Dateien in Ihrem Drive freigeben. Wenn eine Datei in einem Unterordner liegt und der Hauptordner im Feld angegeben ist, wird sie ebenfalls verfügbar sein. Die Verzeichnistiefe spielt keine Rolle.

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