E-Mail-Vorlagen
E-Mail-Vorlagen bestehen aus dem Absender, dem Betreff und dem Text, die beim Versenden von Dateien verwendet werden. Im Service kann es eine unbegrenzte Anzahl von Vorlagen geben. Nach der Registrierung eines Kontos wird automatisch eine Vorlage erstellt.
Erstellen einer Vorlage
Um eine E-Mail-Vorlage zu erstellen, rufen Sie «E-Mails» - «E-Mail-Vorlagen» auf und klicken Sie auf die Schaltfläche «Vorlage erstellen». Es wird eine neue Vorlage erstellt.
Absender der E-Mail
Im Feld „Absender“ können Sie wählen, mit welchem Absender die E-Mail versendet wird. In einem Konto kann es einen oder mehrere Absender geben. Der Absender bestimmt, wer die E-Mail sendet, die Rücksendeadresse und das Design der E-Mails. Die Absenderparameter können in den E-Mail-Einstellungen geändert werden.
Betreff der E-Mail
Im Betreff der E-Mail sollte klar angegeben werden, was der Empfänger im Inneren der Nachricht erwartet. Es ist gut, wenn im Betreff der Name der Organisation oder der Veranstaltung erwähnt wird.
Text der E-Mail
Im E-Mail-Text sollte erklärt werden, welche Datei sich im Anhang befindet und warum die E-Mail versendet wurde. Im Text sollte die Veranstaltung, die Datei und die Kontaktmöglichkeiten mit dem Absender so detailliert wie möglich beschrieben werden. Es kann auch angegeben werden, was zu tun ist, wenn im Anhang ein Fehler oder eine Ungenauigkeit vorliegt.
Im E-Mail-Text oder -Betreff können Variablen aus der angehängten Datei verwendet werden, wie z. B. %name. Wenn die E-Mail an mehr als 30 Adressen gesendet wird, ist es erforderlich, dass im Text der E-Mail eine Variable enthalten ist, um die Dateien zu generieren. Die Nutzung einer Anrede im E-Mail steigert die Zustellbarkeit, da jede E-Mail einen einzigartigen Text enthält. Solche E-Mails werden seltener in den Spam-Ordner verschoben. Darüber hinaus öffnen Empfänger eher E-Mails, wenn sie ihren Namen bereits in den ersten Zeilen der Nachricht sehen. Mithilfe von Wortform-Funktionen können der Geschlecht des Empfängers automatisch erkannt und der Vorname vom vollständigen Namen getrennt werden.
Die Variable %image wird verwendet, um das JPG-Bild der Datei in den E-Mail-Text einzufügen. Die Datei selbst wird in voller Qualität angehängt, sodass die Empfänger sie auf ihre Geräte herunterladen können.
Bearbeitungs-Widget
Optional kann der E-Mail ein Link zu einem Bearbeitungs-Widget hinzugefügt werden. Dieses Widget kann entweder auf einer separaten Website oder einfach über einen Link zugänglich sein. Sollte in der Datei ein Fehler vorhanden sein, hat der Empfänger die Möglichkeit, über den Link in der E-Mail die Datei selbst zu korrigieren und die aktualisierte Version herunterzuladen. Mehr über das Bearbeitungs-Widget.
Versand mehrerer Dateien
Wenn im Fenster «Dateien erstellen» angegeben wird, dass der E-Mail-Versand nach der Erstellung aller Dateien erfolgen soll, oder wenn der Versand manuell aus einem oder mehreren Ordnern erfolgt und mehrere Dateien dieselbe E-Mail-Adresse enthalten, werden diese Dateien in einer einzigen E-Mail versendet. Beim Versand mehrerer Dateien gelten folgende Einschränkungen:
- Die Größe einer E-Mail darf 10 MB nicht überschreiten. Überschreitet sie diese Größe, werden die Dateien in mehreren separaten E-Mails versandt.
- Die Variablen in der E-Mail werden durch den Text der ersten aufeinanderfolgenden Datei ersetzt. Beispielsweise wird das Bild der ersten Datei in die Variable %image eingefügt, auch wenn mehrere Dateien der E-Mail angehängt sind. Gleiches gilt für andere Variablen und den Link zum Bearbeitungs-Widget.