 Spalte „Dokument“

In der Spalte „Dokument“ wird das Dokument angegeben, auf dessen Basis die Datei erstellt werden soll. Somit kann mithilfe eines einzigen Tabellenblatts eine Vielzahl unterschiedlicher Dateien erstellt werden, je nach den angegebenen Inhalten.

Wenn keine Notwendigkeit besteht, unterschiedliche Dateien zu erstellen, empfiehlt es sich, ein einfaches Dokument zu nutzen, das bereits mit der Tabelle verknüpft ist. Eine separate Tabelle ist besonders nützlich, wenn Dateien basierend auf verschiedenen Dokumenten erstellt werden sollen.

Die Spalte „Dokument“ unterstützt Daten in den folgenden Formaten:

• Dokumentname. Das Dokument muss im Hauptverzeichnis des Bereichs „Dokumente“ liegen. Wenn mehrere Dokumente denselben Namen haben, wird keines ausgewählt. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass es in diesem Fall nur ein Dokument mit diesem Namen gibt. Der Name kann aus mehreren Wörtern bestehen.

  In der Spalte „Dokument“ sind verschiedene Dokumentennamen angegeben.

• Name und vollständiger Pfad. Das Dokument kann sich in einem beliebigen Ordner befinden, daher kann der vollständige Pfad und der Name des Dokuments angegeben werden. Im Ordner sollte sich nur ein Dokument mit diesem Namen befinden.

  In der Spalte „Dokument“ sind verschiedene Namen von Dokumenten angegeben, die sich im Ordner „2022“ befinden.

• Dokument-ID. Bei der Angabe einer ID dürfen am Anfang oder Ende keine Schrägstriche (/) stehen. Das Dokument kann sich in einem beliebigen Ordner befinden. Die ID des Dokuments kann aus der Adresszeile des Browsers übernommen werden, wenn das Dokument geöffnet ist.

  In der Spalte „Dokument“ sind verschiedene Dokument-IDs angegeben.

Erstellung mehrerer Dateien

In einer Zelle können mehrere Dokumente durch ein Komma getrennt angegeben werden. In diesem Fall werden mehrere Dateien entsprechend den in der Zeile angegebenen Variablen erstellt. Während der Vorschau wird jedoch nur die erste Datei angezeigt.

In der Spalte „Dokument“ sind mehrere Dokumente angegeben. Die Formate können kombiniert werden. Die Anzahl der Dokumente ist unbegrenzt.

Variablen hinzufügen

Nach dem Öffnen der Tabelle müssen die Variablen aus den benötigten Dokumenten hinzugefügt werden. Wählen Sie dazu eine ungenutzte Spalte und klicken Sie auf „Variable auswählen“.

Menü „Variable auswählen“

Im daraufhin erscheinenden Fenster wählen Sie die gewünschten Variablen aus. Stellen Sie bei der Erstellung von Dateien basierend auf verschiedenen Dokumenten sicher, dass alle benötigten Variablen in jedem Dokument vorhanden sind.

Beispiel für die Nutzung

Angenommen, Sie haben eine Teilnehmerliste, in der in einer der Spalten das Ergebnis „Preisträger“, „Teilnehmer“ oder „Gewinner“ angegeben ist. Für jedes Ergebnis muss ein eigener Zertifikatstyp erstellt werden. Zusätzlich benötigen Gewinner ein Empfehlungsschreiben.

Mithilfe einer einzigen Tabelle können Zertifikate aller drei Typen sowie das Empfehlungsschreiben erstellt werden.

1. Erstellen Sie die Dokumente. Jedes Dokument sollte den Namen „Preisträger“, „Teilnehmer“, „Gewinner“ oder „Schreiben“ tragen. Laden Sie für jedes Dokument den entsprechenden Hintergrund hoch und fügen Sie die benötigten Variablen hinzu.

   Verschiedene Dokumente im Hauptverzeichnis „Dokumente“.

2. Erstellen Sie eine separate Tabelle.

   Leere Tabelle nach der Erstellung.

3. Laden Sie die Daten aus Excel hoch oder kopieren Sie sie direkt.

   Daten, die aus Excel geladen wurden. Für jede Spalte wurde die passende Variable ausgewählt.

4. Fügen Sie in der Spalte „Dokument“ für alle Gewinner „Schreiben“ hinter „Gewinner“ ein, um zusätzlich ein Empfehlungsschreiben zu erstellen.

   Das „Schreiben“ wird in die entsprechenden Zellen ergänzt. Dies kann auch vor dem Hochladen in die Tabelle erfolgen.

Auf diese Weise werden je nach Ergebnis unterschiedliche Zertifikate erstellt. Für Gewinner wird zusätzlich ein Empfehlungsschreiben erstellt. Wenn eine E-Mail-Adresse angegeben wurde und die Option zum Absenden aktiviert ist, werden die Dateien per E-Mail verschickt. Zertifikat und Empfehlungsschreiben für Gewinner werden dabei in einer E-Mail versendet.

Ein weiteres Beispiel:

Es sollen zwei Zertifikate erstellt werden - eines auf Deutsch und eines auf Englisch.

1. Erstellen Sie zwei Dokumente mit einem Hintergrund auf Deutsch und Englisch. Fügen Sie in beiden Dateien die Variable %name hinzu. Die Datei auf Deutsch wird „Zertifikat“ genannt, die auf Englisch „Certificate“.

   Zwei Dokumente mit unterschiedlichen Hintergründen und der Variablen %name.

2. Fügen Sie in der Wörterform ein Regel für die Transliteration der Variablen %name hinzu. Dabei bleibt der ursprüngliche Wert für das englische Sprachdokument erhalten. Erstellen Sie ein weiteres Regel, das den Dateinamen unabhängig von der Transliteration ebenfalls auf %name setzt.

   Regeln in der Wörterform. Die Transliteration für %name wurde nur für ein Dokument hinzugefügt.

3. Erstellen Sie eine Tabelle. Geben Sie im Feld „Dokument“ an, dass zwei Dateien erstellt werden sollen: „Zertifikat,Certificate“.

   Tabelle mit Daten zur Erstellung von zwei Dateien für jede Zeile.

Am Ende werden für jede Tabellenzeile zwei Dateien erstellt. In einer dieser Dateien wird der Name transliteriert. Jede Datei wird entsprechend der Variable %name benannt.

Bereich „Disk“ mit erstellten Dateien. Für jeden Namen wurden zwei Dateien mit transliterierten Variablen und Dateinamen erstellt.

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